Ny lov om ansættelsesbeviser

7. juni 2023

Pr 1. juli 2023 træder en ny lov om ansættelsesbeviser i kraft i Danmark. Med denne følger nogle nye krav til dig som arbejdsgiver, som det er væsentligt at være opmærksom på.

Først skal det slås fast, at hvis arbejdsgiver har ansatte, som er startet inden 1. juli 2023, er det de tidligere regler som er gældende. Arbejdsgiver skal dog være opmærksom på visse særlige forhold, herom senere i dette blogindlæg.

Jf. ny lov om ansættelsesbeviser skal arbejdsgiver skal udfærdige en ansættelseskontrakt, når man ansætter en ny medarbejder. Mange har fået “dummebøder” for ikke at have formalia i orden, og det koster nemt 10.000 kr. i erstatning, hvis tingene ikke lever op til lovens regler.

Pligten følger af ansættelsesbevisloven, der bestemmer, at man skriftligt skal oplyse om alle væsentlige vilkår for ansættelsen. Oplysningerne skal fra 1. juli 2023 gives senest 7 dage efter ansættelsens start, dog er der enkelte oplysninger, hvor fristen stadig er en måned.

Pligten til at udfærdige en ansættelseskontrakt er pr. 1. juli 2023 udvidet til at gælde alle ansættelsesforhold, som varer mere end en måned og som indebærer, at medarbejderen skal arbejde – eller arbejder – mere end 3 timer om ugen. Dette er målt over en løbende 4-ugers periode. Der er altså tale om, at væsentligt flere ansættelsesforhold fremover må forventes at blive omfattet af pligten til at udfærdige ansættelsesbevis.

Generelle regler - funktionærer og elever

Funtionærer

En funktionær skal ansættes i henhold til Funktionærloven, og har dermed de relevante rettigheder og pligter. Skriv ordret i en ansættelseskontrakt, at den pågældende er ansat som funktionær. Funktionærstatus har ikke noget at gøre med, om man udbetaler månedsløn, det er stillingsindholdet, der definerer status.

Andre ansatte (ikke funktionærer)

Når man ansætter en ikke funktionærfindes der ikke nogen specifik ansættelsesretslig lovgivning, dog kan ansættelsesvilkårene være reguleret i en overenskomst. Igen her gælder det om af være præcis i kontrakten og skrive, at ansættelsen ikke er omfattet af funktionærloven, eller om ansættelsen i stedet er omfattet af overenskomst (husk at angive hvilken overenskomst, der er tale om)

Elever

Når man ansætter en elev, skal virksomheden godkendes som praktiksted, og der skal indgås en speciel uddannelsesaftale. Aftalen reguleres i Erhvervsuddannelsesloven, hvor §55, stk. 2 fastslår, at lønnen skal modsvare det som gælder for elever jf. uddannelsesoverenskomsten. Dette betyder ikke, at man skal underskrive en overenskomst for at kunne ansætte elever. Arbejdsgiver skal dog overholde de vilkår som følger af denne og/eller som gælder for det pågældende arbejdsområde.

Vikarer

Når man ansætter en vikar, gælder de specielle regler som følger af Vikarloven. Denne lov blev vedtaget sidste år og har til formål at regulere retsstillingen for vikarer, der udsendes fra et vikarbureau eller lignende i Danmark. Denne lov gælder ikke, hvis virksomheden selv ansætter en vikar (fx til udfyldelse af en stilling hvor den ansatte afholder barselsorlov eller er midlertidigt fraværende af andre grunde). Her skal man være særligt opmærksom på at få tydeliggjort, at der er tale om en midlertidig ansættelse (sluttidspunktet skal være tydeligt anført). Ligeledes er der en række formalia som skal overholdes, hvis man ønsker at forlænge vikariatet – her skal man være særligt opmærksom ved gentagne forlængelser mv.

Ansættelse af medarbejder i løntilskud/fleksjob

Hvis man ansætter en person i løntilskud eller fleksjob gælder det ligeledes, at der skal udfærdiges ansættelseskontrakt hvoraf, det fremgår at ansættelsen sker på særlige vilkår (med angivelse af disse).

Vær også her opmærksom på at du som arbejdsgiver ikke skal føle dig forpligtet til at underskrive en overenskomst. Der er alene tale om, at et givet lønniveau (og eventuelle andre overenskomstmæssigt fastsatte vilkår) for området skal være gældende.

Hvad skal kontrakten indeholde?

Navn og adresse: Angiv gerne CVR-nr. og CPR-nr. på hhv. arbejdsgiver og medarbejder. Arbejdsstedets adresse må gerne være afgrænset til P-nummeret.
En jobbeskrivelse eller angivelse af lønmodtagerens titel.
Tidspunktet for hvornår ansættelsen starter og eventuelt slutter.
For vikaransatte: Brugervirksomhedens identitet, adresse mv., så snart denne er kendt.
Lønmodtagerens rettigheder, f.eks. om der udbetales løn under ferie, barsel o.l. (type og varighed af det fravær med løn som lønmodtager er berettiget til)
Regler om opsigelsesvarsel.
Varighed af og vilkår for en eventuel prøvetid.
Løn og andre goder med anførelse af udbetalingstidspunktet.
Daglige eller ugentlige arbejdstider, herunder aftale om merarbejde.
Angivelse af om ansættelsen er omfattet af gældende overenskomst eller ej- eller andre aftaler.
Væsentlige forhold der betyder noget for ansættelsesforholdet.

Kontrakter indgået før 1/6-2023:
For så vidt angår allerede indgåede kontrakter med start før 1. juli 2023 er der nogle forhold, du som arbejdsgiver skal være opmærksom på. Det første er, at dine allerede ansatte medarbejdere ikke skal have et nyt ansættelsesbevis. Dog skal du her være opmærksom på, at hvis ansættelsesbeviset fra før 1. juli 2023 mangler oplysninger i henhold til de nye krav, kan medarbejderen anmode om at få dem. Gør din medarbejder det, skal pågældende have oplysningerne indenfor en frist på otte uger fra datoen for anmodningen. Særligt bør du også være opmærksom på, om I har vilkår i kontrakterne, som begrænser medarbejderne muligheder for bibeskæftigelse. Her er der nye krav om uforenelighed med ansættelsen væsentligt at være opmærksom på.

Forkortet frist for ændringer

Efter reglerne i den nye lov, skal den ansatte modtage meddelelse om ændringer i ansættelsesforholdet ved førstkommende lejlighed og senest på datoen for ændringens ikrafttræden.

Ved førstkommende lejlighed skal forstås således, at der ikke er nogen undskyldning for at udsætte informationen fra arbejdsgivers side. Hvis man fx har medarbejdere som er på ferie eller sygemeldte, kan man derfor informere dem enten pr. mail eller brev (vær her opmærksom på leveringstid).

Det er tilstrækkeligt at medarbejderen har modtaget informationen. Arbejdsgiver har således opfyldt sin oplysningspligt ved afsendelsen af mailen. Dog skal arbejdsgiver igen være opmærksom på, at det ikke gælder ved almindelig post – her er det først når medarbejderen har modtaget meddelelsen, at oplysningspligten er opfyldt.

Klausuler

En ansættelse kan rumme en konkurrenceklausul:

Medarbejdere må ikke misbruge erhvervshemmeligheder, og en del ansættelseskontrakter indeholder derfor en konkurrenceklausul. En konkurrenceklausul er en aftale med arbejdsgiver og medarbejder, hvor man for en periode efter ansættelsens ophør hindres i at udøve nogen form for erhvervsvirksomhed, der konkurrerer med den tidligere arbejdsgiver. Skal en konkurrenceklausul være juridisk bindende, skal der være aftalt en eller anden form for honorering til medarbejderen. Honoreringen skal stå i et rimeligt forhold til den periode, som klausulen er gældende i efter medarbejderens fratrædelse.

En ansættelse kan rumme en kundeklausul:
Medarbejdere må ikke misbruge erhvervshemmeligheder, og en del ansættelseskontrakter indeholder desuden en kundeklausul. En kundeklausul er en aftale mellem en arbejdsgiver og medarbejder, hvor medarbejderen for en periode efter ansættelsens ophør er afskåret fra at have erhvervsmæssig kontakt til virksomhedens kunder eller andre forretningsmæssige forbindelser.

Vær opmærksom på, at Markedsføringsloven ikke forhindrer en medarbejder i at søge ansættelse hos en konkurrent eller starte beslægtet virksomhed. Markedsføringsloven regulerer alene det forhold, at medarbejderen ikke må misbruge sine konkrete kundeoplysninger eller forretningshemmeligheder.

En kundeklausul anses normalt for at være mindre indgribende end en konkurrenceklausul, da de ikke generelt forbyder konkurrence, men alene kontrakten til nærmere angivne grupper eller virksomheder. Det ændrer ikke ved, at skal en kundeklausul være juridisk bindende, skal der være aftalt en eller anden form for honorering (kompensation) til medarbejderen.

I alle ansættelseskontrakter, er det vigtigt, at der direkte er anført vilkår om tavshedspligt – gerne med henvisning til Markedsføringslovens bestemmelser.

En ansættelse kan rumme en kundeklausul:

Medarbejdere må ikke misbruge erhvervshemmeligheder, og en del ansættelseskontrakter indeholder desuden en kundeklausul. En kundeklausul er en aftale mellem en arbejdsgiver og medarbejder, hvor medarbejderen for en periode efter ansættelsens ophør er afskåret fra at have erhvervsmæssig kontakt til virksomhedens kunder eller andre forretningsmæssige forbindelser.

I alle ansættelseskontrakter, er det vigtigt, at der direkte er anført vilkår om tavshedspligt – gerne med henvisning til Markedsføringslovens bestemmelser.

GDPR

Det skal anføres i ansættelseskontrakten, hvilke oplysninger du som arbejdsgiver opbevarer om dine medarbejdere i forbindelse med – og efter – ansættelsen. Her tænkes på helt banale oplysninger som navn, adresse, telefonnr. mv, men også mere følsomme oplysninger som CPR-nr., bankoplysninger, pensionsforhold mv.

GDPR-reglerne gælder for såvel nye som gamle ansættelsesforhold. Du skal derfor sørge for også at få udfærdiget tillæg til allerede ansattes kontrakter, hvis oplysning om GDPR-registreringerne ikke allerede fremgår af kontrakterne – eller et tillæg til dem.

Det er vigtigt at du som arbejdsgiver har helt styr på GDPR-reglerne i forbindelse med håndteringen af medarbejderdata, da det kan være en bekostelig affære at overtræde reglerne.

Specielt om aftaler og overenskomster

Hvis du som arbejdsgiver ikke kan overskue konsekvenserne af at indgå eller tiltræde en overenskomst, så lad være. Vi har oplevet flere eksempler på, at Jobcentrets medarbejdere føler sig kaldet til at få overbevist en arbejdsgiver om, at en bestemt overenskomst skal følges ved ansættelse af medarbejdere, der ansættes med løntilskud eller i fleksjob.

Du skal være opmærksom på, at det kan få efterfølgende konsekvenser for de vilkår, som øvrige medarbejdere skal være omfattet af. Når du først har underskrevet en overenskomst, er du bundet af denne.

Der kan derimod være god fornuft i at udfærdige en ansættelseskontrakt, hvor en række elementer som øvrige goder er anført, f.eks. Ferie-/fridage, søgne- og helligdagsbetaling, pensionsforhold osv. Ligeledes kan det være hensigtsmæssigt at anføre at visse dele af kontrakten følger en given overenskomsts retningslinjer. Husk dog andetsteds i kontrakten at anføre, at der ikke foreligger at virksomheden er tiltrådt overenskomst.

Husk også, at så længe det er dig, som beslutter, hvad du vil tilbyde en medarbejder, er det dig som arbejdsgiver, der bestemmer, hvad der skal gives i henhold til gældende lovgivning.