Kompensation og slutafregning

Fik din virksomhed udbetalt kompensation for tabt omsætning, lønkompensation eller kompensation for faste omkostninger i perioden 31/08/2020 – 05/02/2022? Og er I en af de knap 100.000 virksomheder der har fået brev fra Erhvervsstyrelsen i Digital Post, hvor de meddeler at det er tid til slutafregning? Så er dette blogindlæg det helt rigtige for dig!

Vi giver overblikket over processen, samt hvilke fokuspunkter du bør have i forbindelse med slutafregning for kompensation, dokumentation mv.

I forbindelse med nedlukningen af landet i 2020, blev det muligt for virksomheder at søge kompensation for en række udgifter.

Idet at, at udbetalingen skete på baggrund af et estimeret tab medfører at du nu skal afregne. På den måde kan Erhvervsstyrelsen lave en endelig opgørelse over din virksomheds kompensation. Denne endelige opgørelse sikrer at du har fået udbetalt de rigtige beløb i kompensation.

Derfor vil Erhvervsstyrelsen meddele dig om, at du skal indberette dokumentation om de faktiske forhold i forbindelse med nedlukningen. Herved laves udregningen på baggrund af de faktiske forhold, og ikke på baggrund af det estimerede tab.

Har du modtaget kompensation kan du derfor allerede nu begynde at samle mest mulig dokumentation for udgifter i perioden hvor du har modtaget kompensation. På den måde har Erhvervsstyrelsen bedst muligt grundlag for at lave den korrekte afregning. Denne dokumentation kan være alt fra aftaler om dine ansattes hjemsendelser og dine hjemsendte medarbejderes lønoplysninger.

Hvad og hvornår?

I og med den kommende slutafregning kan betyde, at du enten skal betale kompensation tilbage, eller at du modsat har yderligere kompensation til gode, kan det for flere små og mellemstore virksomheder have væsentlig betydning for regnskabet. Derfor giver vi i det følgende et overblik over processen, så du er klædt på til at indberette til din slutafregning.

Du modtager brev fra Erhvervstyrelsen

Som det første får du et brev fra Erhvervsstyrelsen i din digitale postkasse. Her får du besked om at du skal indberette information og dokumentation i forbindelse med slutafregning. Din slutafregning indberettes på virk.dk. Heri vil du endvidere få besked om, hvilken dokumentation de har brug for, samt hvilke frister der er gældende for dig og din virksomhed. Du kan først indsende den nødvendige dokumentation endeligt når du har modtaget brevet fra Erhvervsstyrelsen.

Du indberetter dokumentation

Når du skal indberette din slutafregning, skal det ske på virk.dk, hvor du logger ind med din virksomheds digitale signatur. Her skal du være opmærksom på hvilken type af kompensation du skal afregne for. Dette er afgørende for hvilken form for dokumentation der er brug for i forbindelse med din slutafregning.

Når du har valgt slutafregning af en given type kompensation, vil du møde en opsummering af hvad du har modtaget af kompensation på baggrund af de estimerede forhold fra foråret 2020. Her vil du endvidere kunne se en foreløbig opgørelse over, hvorvidt du kan forvente at skulle tilbagebetale kompensation, eller om du modsat har yderligere kompensation til gode. Herefter er det tid til at indberette din dokumentation.

Som skrevet tidligere i indeværende indlæg, er det den dokumentation du indberetter, der danner grundlag for din endelige slutafregning. Når du først er logget ind på virk.dk, vil der være redegjort for din virksomheds situation. Dette både i henhold til hvilke perioder indberetningen skal dække, men også hvilken dokumentation der er særligt vigtig.

Du bekræfter din dokumentation

Når du har indberettet de oplysninger og den dokumentation du ønsker skal danne grundlag for din slutafregning, skal du bekræfte dette inden du indsender endeligt. Dette både i henhold til tro og love, at oplysningerne er korrekte, men også i forhold til at de skal indgå i afregningen.

Når du har bekræftet og indsendt din dokumentation, vil Erhvervsstyrelsen begynde på den endelige slutafregning. Her vil de sammenligne de estimerede tab fra foråret 2020 med de faktiske tal og oplysninger du har indsendt som dokumentation. Vurderes det fra Erhvervsstyrelsens side at der mangler en eller flere former for dokumentation, kan de i denne forbindelse anmode dig om yderligere bilag. Du skal i denne henseende også angive en kontaktperson for virksomheden, som Erhvervsstyrelsen kan komme i kontakt med i forbindelse med slutafregningen.

Din endelig slutafregning

Når Erhvervsstyrelsen er færdige med din slutafregning, vil du modtage den endelige afgørelse som digital post. Denne vil vise, hvorvidt du har modtaget det rette beløb i kompensation, eller om du enten har modtaget for lidt eller for meget. I afgørelsesbrevet vil der også stå, hvordan du skal forholde dig til en eventuel tilbagebetaling, hvis du har modtaget for meget. På samme vis vil det fremgå, hvordan du skal forholde dig hvis du har modtaget for lidt i kompensation.

Dokumentation

Hvis du for eksempel har fået udbetalt lønkompensation til en række af dine medarbejdere (eller dem alle sammen), skal det nu afregnes, hvorvidt de beløb der er blevet udbetalt stemmer overens med de beløb I som virksomhed har ret til.

For at Erhvervsstyrelsen kan foretage en sådan slutafregning, skal de bruge en række oplysninger der skal indgå i afregningsprocessen. Du skal derfor forberede dig på at kunne gennemgå og indsende en række information for hver af de ansatte der har været udbetalt lønkompensation til:

En fuldkommen oversigt over hvilke ansatte der har modtaget kompensation i perioden.

Du vil inde på selvbetjeningssiden på VIRK kunne se en liste over de medarbejdere der er godkendt til at have modtaget lønkompensation. Det er denne listes validitet der skal be- eller afkræftes i forbindelse med slutafregningen. Du kan rette og slette informationerne for hver enkelt medarbejder på VIRKs selvbetjeningsside.

Dokumentation for start- og slutdato for hjemsendelse

For at Erhvervsstyrelsen kan lave den endelige slutafregning, er det vigtigt at de har dokumentation for hvilke dage dine medarbejdere har været hjemsendt i den periode hvori det har været muligt at modtage kompensation. Der er stor forskel på hvor mange dage medarbejdere har været hjemsendt fra virksomhed til virksomhed. Du skal derfor sørge for at dokumentere konkret hvornår dine medarbejdere har været hjemsendt. Det handler i denne sammenhæng ikke om måneder eller uger, det handler om de konkrete dage pr. medarbejder.

Dokumentation for eventuelle dage, hvor hjemsendte medarbejdere har været genindkaldt

Nogle virksomheder valgte at gøre brug af muligheden for at genindkalde medarbejdere, der ellers var hjemsendte, for enkelte perioder eller dage. Såfremt du har haft genindkaldt hjemsendte medarbejdere, skal det angives tydeligt hvilke dage dette har været tilfældet, da der ikke skal udbetales kompensation disse dage.

Dokumentation for kontraktuelle arbejdsdage i de lønperioder der ligger indenfor hjemsendelsesperioden.

Kontraktuelle arbejdsdage er de dage en medarbejder under normale omstændigheder ville skulle møde på arbejde. Der kan være stor forskel på brancher og jobfunktioner, i forhold til hvorvidt man arbejder i weekender og på helligdage. Det skal derfor fremgå for hver medarbejder, hvilke dage i hjemsendelsesperioden den givne medarbejder skulle have været mødt på arbejde.

Når du skal dokumentere den faktiske beskæftigelsesgrad og lønudgift for en medarbejder, handler det kort sagt om hvor meget den givne medarbejder arbejder og modtager i løn. Dette er væsentligt, da en medarbejders løn indgår i udregningsgrundlaget for det endelige kompensationsbeløb.

Tjekliste til slutafregning

Skab dig et overblik over de ansatte, der har været hjemsendt i perioden. Noter dem evt. ned.
Klargør/udregn, den faktiske løn løn pr. måned og medarbejdernes beskæftigelsesgrad på. uge.
Noter omkring start- og slutdato for hjemsendelsen og de dage, hvor de hjemsendte medarbejdere er blevet genindkaldt på arbejde.
Hav en oversigt over kontraktuelle arbejdsdage i den givne lønperiode.
Du kan også evt. have klargjort en oversigt over kontraktuelle arbejdsdage med løn, hvor der var sammenfald med de 21 kalenderdage i sommerferieperioden.

Er du i tvivl om hvad der kan bruges som dokumentation findes der yderligere råd og vejledning på virksomhedsguiden eller på VIRK. Her kan du få indblik i processen, hvis du skal slutafregne kompensation for faste omkostninger og kompensation for tabt omsætning.