LØNADMINISTRATION I FORBINDELSE MED ÅRSSKIFTET – DET SKAL DU HUSKE …

Lønadministration i forbindelse med årsskiftet – Det skal du huske

Kom godt ind i det nye år – I forbindelse med årsskiftet er der meget at huske for dig, der arbejder med lønindberetning. Korrekt indberetning og afslutning af året, kan spare dig for besvær og ekstra opgaver i det nye år. I dette indlæg gennemgår vi de opgaver, du skal huske i forbindelse med årsafslutningen, så du kommer godt fra start i det nye år.

For sen indbetaling af december lønnen kan give problemer ….

At lave ”gammel” løn, hvor løn først er til disposition den efterfølgende måned, er normalt ikke noget problem for årets første 11 måneder. For december måned er det dog anderledes. Udbetales december lønnen med dispositionsdato i januar måned, tilhører lønnen skattemæssigt det nye indkomstår.

Det giver problemer i forhold til fradrag, pension og feriepenge. Helt konkret betyder det, at medarbejderens indtægt i det gamle år bliver mindre end forventet, og indtægten i det nye år bliver større end forventet. Det kan f.eks. have betydning for de medarbejdere som ligger tæt på topskattegrænsen, som går på efterløn eller på anden måde overgår til overførselsindkomst. Ligesom det betyder, at pensionsindbetalinger bliver mindre det ene år og større det andet.

Det er derfor vigtigt at have fokus på december lønnen og holde godt øje med seneste frist for indberetning. Frist for indberetning af december løn i 2018, er i DataLøn d. 21. december. Bruger du et andet lønsystem end DataLøn, så tjek din udbyders frister.

Udbetalt aconto/forskud

Har du udbetalt aconto løn eller et decideret forskud er det vigtigt, at få det kørt korrekt igennem lønsystemet som bruttoløn minus am-bidrag og A-skat, så medarbejderens årsopgørelse til Skat bliver korrekt.

Opgørelse af SH-opsparing ved årsskiftet

Hvis medarbejdere ved årsskiftet har søgnehelligdagsopsparing (SH) til gode, så kan du vælge at udbetale denne. Hvordan rest SH-opsparing skal opgøres afhænger af virksomhedens overenskomst eller efter, hvad der er aftalt i ansættelseskontrakt.

Rest SH-opsparing kan udbetales med lønnen, dog senest sammen med december lønnen. Udbetales løn sammen med SH-opsparing, skal du selv beregne saldoen af den aktuelle løn. Bruger virksomheden DataLøn kan du tilvælge automatisk udbetaling af rest-SH-opsparing ved årsskiftet. På den måde slipper du for selv at holde øje med rest SH-opsparing ved årsskiftet.Nederst på formularen

Opgørelse af Fritvalgsopsparing ved årsskiftet

Hvis Fritvalgsopsparing er en del af medarbejderens overenskomst eller ansættelsesaftale, er det deri, du kan se, hvordan den skal opgøres ved årsskiftet.

Skal indestående på Fritvalgsopsparing udbetales ved årsskiftet, så skal dette ske senest sammen med december lønnen. Beløb, der skal udbetales, kan findes på medarbejderens lønseddel.

Bruger virksomheden DataLøn, så bliver rest Fritvalgsopsparing automatisk overført til næste år, hvor medarbejderen så selv kan tage stilling til, hvad der skal ske med opsparing. Bruger du ikke Dataløn, så tjek procedurer med din udbyder.

Lønafstemning i eIndkomst

Husk at den sikre vej til at undgå afstemningsproblemer imellem Dataløn og eIndkomst er at sørge for, at alle løntransaktioner kører via Dataløn.

Som en del af årsafslutningen bør du afstemme virksomhedens lønoplysninger til eIndkomst. Gør du brug af et lønsystem, så får du typisk en afstemningsliste som skal bruges til dette. I DataLøn bruger du ”afstemningsliste for arbejdsgiver”, som indeholder saldi for året. ”Du kan afstemme værdierne i de enkelte felter på medarbejderens afstemningsliste med den seneste lønseddel. Og tilsvarende kan du afstemme værdierne i felterne for arbejdsgiver med det seneste bogføringsbilag”.

Hvis lønafstemning i eIndkomst ikke stemmer overens med dit lønsystem, skal du først finde ud af hvilken periode uoverensstemmelsen drejer sig om, og derefter hvilke medarbejdere der er berørt. Her er der ingen nemme løsninger, så på med handsken og i gang med opgaven. Først skal du sammenligne de enkelte måneder i bogføringsbilag med de tilsvarende måneder i eIndkomst.

Når du så har identificeret uoverensstemmelsen, skal den rettes i enten lønsystem og/eller i eIndkomst. Stemmer lønsystemet skal differencen rettes i eIndkomst ved at tillægge eller fratrække det beløb, der er indberettet for meget. Stemmer eIndkomst skal du, hvis du bruger DataLøn, lave korrektioner i DataLøn og efterfølgende slette de indberetninger DataLøn laver i eIndkomst.

Brug for hjælp til lønafstemning? Ring til os på tlf. 8727 0100 eller skriv en mail på salg@viborgloen.dk

Merindbetaling på pension inden årsskiftet

Hvis du har medarbejdere som ønsker at indbetale ekstra på deres pension inden årsskiftet, så kan det gøres på forskellige måder. Du kan enten forhøje medarbejderens bidragsprocent eller vedkommendes faste bidragsbeløb. Se nedenstående eksempel fra DataLøn.

Eksempel: Medarbejderen ønsker hele sin løn for december overført til pension:

Medarbejderen får 20.000,00 kroner i ferieberettiget løn og ATP udgør 94,65 kroner. Der er i forvejen en medarbejderbetalt pension på 4 procent af lønnen som er 800,00 kroner. Vær opmærksom på, at beløbet maksimalt kan være den ferieberettigede løn minus ATP minus det ordinære pensionsbeløb på 800,00 kroner. Det ekstra pensionsbeløb kan derfor i dette tilfælde højst udgøre 19.105,35 kroner. 

Virksomheders ret til sporadisk indberetning bortfalder ved årsskiftet

Den 1. januar 2019 afskaffes virksomheders mulighed for at være registrerede med pligten sporadisk indberetning af løn.

Virksomheder med pligten sporadisk indberetning, skal herefter, på lige fod med andre virksomheder selv foretage en nul-indberetning i de måneder, hvor der ikke udbetales løn til ansatte.

Manglende nul-indberetning udløser en afgift på 800 kr.

Du kan læse mere om afskaffelse af sporadisk indberetning og hvad det betyder for din virksomhed på Sandgaards Blog.

Skal vi hjælpe din virksomhed igennem årsskiftet og godt ind i det nye år. Ring til os på tlf. 8727 0100 eller se mere på www.viborgloen.dk

 

Skriv en kommentar