En jobanalyse før stillingsopslag er strategi for begyndere …

Jobanalyse før stillingsopslag er strategi for begyndere

Taylor eller HRM?

I “gamle” dage handlede mange strategiplaner sådan cirka om kunder, produkter og produktionsapparat. Medarbejdere var nogle, der fik deres løn og dermed slut! Selv jeg, der har haft min gang i produktionsvirksomheder havde en typisk Tayloristisk tilgang til det at drive en virksomhed.

Frederick Taylor - Taylorisme

Taylorisme, også kendt som Scientific Management blev først introduceret i år 1903 af Frederick Taylor. Formåler var at finde det mest optimale tilgange til en arbejdsopgave.

Taylorisme nævnes ofte i sammenhæng med fordisme fordi Henry Ford havde stor succes med at indfører Scientific Management i masseproduktionen i den samlebåndsindustrien.

Jævnfør den Tayloristiske tankegang bliver mennesket hurtigt reduceret til en maskine, dvs. et sæt af funktioner, som man kan bruge efter forretningsmæssig forgodtbefindende.

HRM (Human Ressource Management) – Ideen om at sociale relationer har betydning… er også de seneste år “nået helt her til det jyske”! Medarbejderen er blevet den dyreste og mest ”mangfoldige maskine” i virksomheden, hvorfor det er af største vigtighed at finde den rette, der passer ind i ”den strategi”, som du måske endnu kun går og tumler med i hovedet.

Hvor skal vi hen, du?

JOBANALYSEN er en nem genvej til at få sat gang i en egentlig strategiudvikling af virksomheden og finde motiverede medarbejdere. I en meget travl og presset hverdag kan det ofte være svært at finde tid til at beskæftige sig med “sådan noget pjat” som strategi.

Men som jeg selv har lært på den hårde måde: ”Hvad nytter det at kæmpe med ryggen mod muren, hvis du ikke selv kan se skriften på væggen?”

Jobanalysen giver dig nemlig ofte ny viden om arbejdsformen i din virksomhed. Den giver mulighed for at undersøge, om der er behov for at ændre fordelingen af opgaver og/eller arbejdsformen mellem medarbejderne:

  • Vil du med ansættelsen gerne styrke din produktpalette, så du får fat i flere opgavetyper?
  • Forventer du, at der skal ekspanderes yderligere udover den aktuelle ansættelse?
  • Er du en veletableret selvstændig, der måske på sigt gerne vil afhænde virksomheden?

Når man som iværksætter skal ansætte sin første medarbejder, er der ganske givet en masse forventninger til, hvad du med ansættelsen kan få løst af trængsler i hverdagen. Hvis du allerede har flere medarbejdere, har du jo været igennem øvelsen før – måske uden at tænke videre over det.

En jobanalyse beskriver jobindholdet og de krav, som stilles til en ansøgers faglige og personlige kvalifikationer.

Man taler om, at jobanalysen opstiller:

  • Rammerne for ansættelsen (økonomi, ny- eller genbesættelse, placering i organisation)
  • Resultatkravene (kvantitative og kvalitative mål på kort, mellem og langt sigt)
  • Kerneopgaverne (hvad fylder mest i det daglige arbejde)
  • Kompetenceprofilen (faglighed, uddannelse og adfærdsprofil)

Med en jobanalysen opnår du:

  • Et effektivt grundlag for at udarbejde en jobannonce jf. sidste uges blogindlæg
  • Klarhed over, hvilke informationer du bør indhente ved jobsamtalerne.
  • At få fastlagt kriterier i udvælgelsen, når du står over for at skulle vælge mellem flere kvalificerede ansøgere.
  • At ansøgeren selv har mulighed for at vurdere, om jobbet passer til egne kvalifikationer
  • Mulighed for en gensidig forventningsafstemning med ansøgeren

Hvad enten du er håndværksmester, indehaver af et rengøringsfirma eller en anden servicevirksomhed, lever du sikkert af at sælge jeres timer mest optimalt, og med ansættelsen af en ny medarbejder håber du måske at få lidt mere tid til dig selv og/eller udvikle dit firma. Skal tømrermesteren finde en svend eller lærling, der dybest set har de samme kvalifikationer, som mester selv eller de eksisterende medarbejdere, og hvor kemien passer?

Hvis det drejer sig om en handelsvirksomhed, kan overvejelserne være de samme; men med den forskel at du sikkert kalkulerer med avanceprocenter på dit salg frem for medgået tid. I dette tilfælde kan det være svært at forudse, hvorvidt omsætningen kan øges tilstrækkeligt med en nyansættelse.

Jobanalyse som strategiværktøj

Er der noget, som kan outsources

En ting er sikkert: pas på, at du ikke kommer til at fokusere på at få tid til at udføre opgaver, som du måske egentlig ikke er kvalificeret til. Det kan eksempelvis typisk for en lille virksomhed være:

  • Administration, herunder løn- og personaleadministration og bogholderi
  • Indkøbs- og salgsarbejde

I disse tilfælde kan det være oplagt at OUTSOURCE disse opgaver til en ekstern leverandør, og holde fast i den nuværende primære forretningsgang. Vi oplever ofte at vores kunder oplever, at der bliver mere tid til – og fokus på deres kerneopgaver og det som bringer værdi til deres virksomhed ved, at outsourcer løn- og personaleadministrative opgave.  Min erfaring er, at virksomheden skal nå en pæn størrelse, før der er råd til, at mester ”sætter sig bag skrivebordet”.

Skal vi overtage lønnen, så du kan bruge tiden på det der er vigtigt for din virksomhed? Ring til os på tlf. 8727 0100 eller se mere her.

Erhvervspsykologiske profil

En ikke uvæsentlig del af jobanalysen bør være, at du som chef har et grundlæggende kendskab til din egen erhvervspsykologiske profil som menneske og leder og eventuelle andre medarbejdere i virksomheden.

Bare fordi du selv er udadvendt, er det jo ikke sikkert, at du skal ansætte en udadvendt bogholder – eller omvendt, hvis du er en indadvendt analytisk teknikertype, skal du nok ikke ansætte en lige så indadvendt sælger.

Det kan være en økonomisk tung post at få en ekstern HR konsulent til at gennemføre HELE ansættelsesforløbet; men de bedste i branchen er oftest ”alle pengene værd”. I det mindste er det værd at bruge penge på at få gennemført den erhvervspsykologiske test af både dig selv og de udvalgte ansøgere. Husk det kan koste op mod 500.000 kr. at ansætte den forkerte. 

I tvivl om hvordan du griber ansættelsesprocessen an? Så er det vores anbefaling at du finder en HR konsulentvirksomhed, som du har tillid til, og i fællesskab med dem udstikker den økonomiske ramme, som du gerne vil have løst opgaven indenfor.

TIDLIGERE BLOGINDLÆG

Læs også vores tidligere blogindlæg under temaet “ansættelsesprocessen”

Brug for hjælp?

Skal vi hjælpe dig sikkert gennem den næste ansættelsesproces, så ring på tlf. 8727 0100 eller send os en mail på salg@viborgloen.dk

Se her hvilke HR og personale opgaver vi også kan hjælpe med.  

Skriv en kommentar