Du har ansvaret for dine medarbejderes feriedage, hvis din virksomhed holder tvungen ferie!

Sommeren står for døren, hvilket for mange forbindes med glæde og begejstring over den forestående sommerferie. Og sommer, ferie og god tid til familie og venner er da også svært ikke at synes om. Men for nogle virksomheder medfører sommerferien også, at det kan være svært at holde driften i gang, når medarbejderne holder ferie på skift hen over skolernes sommerferie. Derfor vælger nogle virksomheder at holde ferielukket, hvor virksomheden kan lukke helt imens alle medarbejderne holder tvungen ferie.

Virksomhedens ferielukning

At holde ferielukket kan som arbejdsgiver give god mening – af flere årsager. Men i forbindelse med den nye ferielov medfører det også et vigtigt opmærksomhedspunkt for dig som arbejdsgiver. For som overskriften på indeværende blogindlæg lyder, så er det dig som arbejdsgiver der har ansvaret for, at dine medarbejdere har optjent feriedage nok, hvis du vælger at holde ferielukket og sende dem på tvungen ferie. Du skal altså, så vidt det er muligt, sørge for at reservere dine medarbejderes ferie, til de pågældende uger hvor du planlægger at holde ferielukket. Planlægger du at holde din virksomhed lukket i 3 uger i juli, vil du altså skulle sørge for at dine medarbejdere har minimum 15 optjente feriedage stående.

Men hvorfor skal du som arbejdsgiver være opmærksom på dine medarbejderes feriedage?

Det skal du, fordi du kan risikere at skulle betale løn under en eventuel ferielukning, hvis der er medarbejdere der ikke har nok optjente feriedage tilbage forud for den givne periode. Hvis du ikke får planlagt og reserveret en medarbejders feriedage til ferielukningen, skal du betale løn de pågældende uger. Også selvom en medarbejder allerede har afholdt sine 5 ugers betalte ferie i det givne ferieår. Ender du i en situation, hvor dette bliver aktuelt, vil den løn du skal betale skulle beregnes ud fra den givne medarbejders normale løn de 4 uger forud for ferielukningen. Hvis du varsler en ferielukning på et tidspunkt, hvor du har medarbejdere der ikke har haft mulighed for at optjene nok feriedage til perioden, skal du give ferie på forskud. Dette gør sig dog kun gældende for de medarbejdere der har været ansat i virksomheden i hele det foregående ferieår.

Nyansat medarbejder

Har du medarbejdere der er tiltrådt sin stilling i løbet af ferieåret, og som derfor ikke har haft mulighed for at optjene feriedage nok til den periode du planlægger at holde ferielukket, kan du trække medarbejderen i løn de dage hvor der ikke er optjent feriedage til. Bliver dette aktuelt, skal du trække 4,8% af den givne medarbejders månedsløn, pr. afholdte feriedag der ikke er optjent. I dette scenarie skal du som arbejdsgiver endvidere være opmærksom på, at medarbejderen kan gøre krav på at få den løn der fratrækkes efterbetalt, efterhånden som feriedagene optjenes på den anden side af ferielukningen. For at lette det administrative arbejde det ville medføre først at skulle fratrække, for efterfølgende at skulle tilbagebetale en medarbejders løn, har du mulighed for at give medarbejderen ferie på forskud. Du har som arbejdsgiver mulighed for at aftale med dine medarbejdere at de låner feriedage, så de får mulighed for at holde ferie på forskud. Ved en sådan aftale tilbagebetaler medarbejderen de lånte feriedage efterhånden som de optjenes, frem for at du som arbejdsgiver skal tilbagebetale den fratrukne løn, efterhånden som feriedagene tjenes op. Læs mere om ferie på forskud her.

Hvordan skal du så forholde dig til virksomhedens ferielukning i praksis?

Én ting er en redegørelse for, at du har ansvaret for dine medarbejderes feriedage, hvis din virksomhed holder tvungen ferie. En anden ting er, hvordan du får det overskueliggjort i praksis. Herunder har vi lavet et eksempel der giver et bud på, hvordan du som arbejdsgiver kan forholde dig til at skulle planlægge og reservere dine medarbejderes feriedage.

Eksempel:

Du har vurderet, at sommeren bliver for hård for din virksomhed, hvis du har medarbejdere der på skift holder ferie fra slutningen af juni til midten af august. Derfor vælger du at benytte dig af muligheden for at holde ferielukket, og dermed sende alle medarbejdere på tvungen ferie. For at indfri størstedelen af dine medarbejderes ønsker, vælger du at ferielukningen af virksomheden skal være 3 uger i juli måned. Hermed skal du sørge for, at alle dine medarbejdere har optjent og reserveret 15 feriedage til afholdelse i juli måned. Du skal derfor være opmærksom, hvis dine medarbejdere kommer og spørger om ferie forud for juli måned. Hvis du så har en medarbejder der spørger ind til, hvorvidt det er muligt at holde en feriedag i forbindelse med pinsen, skal du undersøge hvor mange feriedage den pågældende medarbejder allerede har brugt i det indeværende ferieår. Hvis medarbejderen har brugt 3 feriedage mellem jul og nytår, 5 feriedage i vinterferien og 2 feriedage i forbindelse med påsken, kan du ikke indfri ønsket om den ekstra feriedag i forbindelse med pinsen. Dette skyldes at vedkommende allerede har brugt 10 ud af de 25 feriedage, hvor de resterende skal være reserveret til ferielukningen i juli. Det er dog væsentligt at pointere, at hvis medarbejderen har feriefridage stående, kan I aftale at bruge en af dem i forbindelse med pinsen i stedet for. Læs også vores andre blogindlæg omhandlende ferie og den nye ferielov:

Del siden med dit netværk