Behandling af ansøgninger – Husk persondataloven …

Behandling af ansøgninger – Husk persondataloven

Sortering af ansøgninger

Efter du har modtaget ansøgningerne til et opslået job og ansøgningsfristen er nået, skal du til at sortere i og tage stilling til hvilke kandidater, du ønsker at indkalde til en samtale.

Vær især opmærksom på behandling af ansøgninger, der bliver sendt elektronisk til firmaets indbakke. Nogle gange kan din indbakke være sat op til at smide bestemte e-mailtyper i din spam indbakke, hvorved du kan komme til at overse en ansøger.

Det er altid en god ide at oprette en separat mappe i din indbakke f.eks. med teksten ”jobopslag”. Herved undgår du at få en masse e-mails blandet sammen med din almindelige indbakke. Jeg tillader mig at tage det for givet, at din virksomhed har løbende sikkerhedsbackup af firmaets mailbokse.

Sørg for at have en fast procedure for behandling af ansøgninger:

Send en kvitteringsskrivelse hurtigst muligt efter modtagelsen med oplysninger om, hvordan processen omkring behandling af ansøgninger vil være. Udvælg de emner, som du gerne vil have en personlig samtale med og send en mødeindkaldelse. Send efterfølgende et høfligt afslag til de emner, som du på forhånd kan udelukke.

HUSK, at den måde du vælger at håndtere ansøgninger på reflektere din virksomhed. I disse digitale tider er verden blevet meget mindre og mange ansøgere er samlet i digitale fællesskaber. En dårlig behandling af ansøgere, som f.eks. manglende besvarelse, kan resultere i, at andre ansøgere vælger virksomheden fra. Det er en skam og kan blive dyrt i sidste ende.

Tidligere blogindlæg

Tidligere i vores række af blogindlæg under temaet “ansættelsesprocessen” har vi også været inde på følgende:

Sortering af ansøgninger - det siger loven

Persondataloven og opbevaring af personlige oplysninger

Alle ansøgninger med bilag skal behandles i h.t. persondataloven. Det betyder, at især følsomme oplysninger ikke må opbevares længere, end det er strengt nødvendigt. Det betyder jfr. nedenstående sondring, at de følsomme oplysninger skal destrueres umiddelbart efter, at ansøgningerne er behandlet. En fortsat opbevaring af følsomme oplysninger kræver et skriftligt samtykke fra ansøgeren. F.eks. kan det yderligere kræve individuel godkendelse fra Datatilsynet at opbevare straffeattester.

Eksempler på ikke følsomme personoplysninger

  • Navn
  • Kontaktinfo
  • Fødselsdag
  • Løn
  • Arbejdstider
  • Fravær
  • Kontonummer
  • Det, ansøgere selv skriver i en ansøgning.

Eksempler på følsomme personoplysninger

  • Helbredsforhold
  • Strafbare forhold
  • Fagforeningsforhold
  • Personlighedstests
  • Racemæssig eller etnisk baggrund
  • Politisk, religiøs eller filosofisk overbevisning
  • Seksuelle forhold
  • Væsentlige sociale problemer herunder familiemæssige forhold

Valg af de rigtige ansøgere 

Tag udgangspunkt i din jobanalyse, når du udvælger de ansøgere, der matcher opslået stilling bedst. Du bør fokusere på, om der er overensstemmelse mellem jobindhold og krav til jobbet.

Først og fremmest er det ansøgerens faglige kvalifikationer og erfaringer, du skal vurdere. Men vær også opmærksom på de mere bløde værdier og andre forhold, herunder måden, som ansøgningen er skrevet på, ofte også siger lidt om ansøgeren. En nærmere vurdering af personligheden vil afgjort kræve en samtale eller gennemførelse af en psykologisk test.

HUSK, mange virksomhedsledere er tilbøjelig til at vælge en kommende medarbejder på baggrund af faglige kvalifikationer, hvorimod at overvægten af afskedigelser sker på baggrund af personligheden.

Jobkrav tegner det ideelle billede af en ønsket medarbejder. Det gælder om at udvælge de ansøgere, der opfylder kravene bedst. Det er næsten uhørt, at en kandidat opfylder alle jobkrav.

Sorteringsprincip til sortering af ansøgninger

Sorteringsprincip

Det er her rugbrødsarbejdet begynder, og der er her ingen nemme løsninger, så det er bare med at begynde at sortere. Ved at sortere ansøgere i grupperne egnet, måske egnet og ikke egnet skaber du et overblik over valget af egnede kandidater.

Når du har sorteret alle ansøgere, kan du gå i dybden med grupperne ”egnet” og ”måske egnet”. Herefter finder du de kandidater, som du vil have til samtale.

Skal vi hjælpe med ansættelsesprocessen

Viborg Løn har mange års erfaring med løn og HR relaterede opgaver, herunder ansættelses af nye medarbejdere.  Skal vi også hjælpe dig, så ring til os på tlf. 8727 0100 eller send en mail på salg@viborgloen.dk.

Skriv en kommentar